Nội dung chính
Không bắt buộc xuất trình, nộp bản giấy các giấy tờ tùy thân khi đăng ký hộ tịch nếu thông tin đã có trong hệ thống Cơ sở dữ liệu.
Chính phủ vừa công bố Nghị định số 18/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số nghị định liên quan đến hộ tịch. Mục tiêu chính là cắt giảm, đơn giản hoá thủ tục hành chính, giảm tải cho người dân và cơ quan đăng ký.
Không bắt buộc xuất trình, nộp bản giấy các giấy tờ tùy thân khi đăng ký hộ tịch nếu thông tin đã có trong hệ thống Cơ sở dữ liệu (Ảnh minh hoạ)
1. Bối cảnh và mục tiêu của Nghị định 18
Trước đây, hơn 60% các hồ sơ đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử vẫn phải nộp bản sao giấy tờ gốc, gây tốn thời gian và chi phí. Nghị định 18 hướng tới việc khai thác dữ liệu điện tử từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để giảm thiểu yêu cầu giấy tờ vật lý.
2. Những thay đổi quan trọng đối với thủ tục hộ tịch
- Không bắt buộc xuất trình bản gốc khi thông tin giấy tờ (số, ngày cấp, số định danh) đã có trong hệ thống.
- Đối với hộ chiếu, Căn cước công dân, Thẻ căn cước… chỉ cần cung cấp thông tin số để cơ quan đăng ký tra cứu.
- Nếu hệ thống không khai thác được hoặc thông tin không chính xác, người đăng ký sẽ phải xuất trình bản gốc và đồng thời cập nhật dữ liệu.
- Quy trình xác nhận tình trạng hôn nhân (ly hôn, chồng/vợ qua đời) cũng được thực hiện qua dữ liệu điện tử, không cần nộp bản sao quyết định tòa án.
- Đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử tại UBND xã không phải nơi đăng ký trước đây sẽ dựa vào tra cứu dữ liệu thay vì yêu cầu văn bản xác nhận từ UBND cũ.
3. Quy trình mới khi không thể tra cứu dữ liệu
Nếu hệ thống không trả về kết quả hoặc dữ liệu không đầy đủ, cơ quan hộ tịch sẽ yêu cầu người dân xuất trình bản gốc giấy tờ và đồng thời hướng dẫn họ cập nhật thông tin trong các cơ sở dữ liệu liên quan (điện tử hoặc giấy).
4. Ảnh hưởng thực tiễn và lợi ích cho người dân
Theo thống kê của Bộ Tư pháp (tháng 10/2025), thời gian trung bình để hoàn thành một hồ sơ đăng ký hộ tịch đã giảm từ 7 ngày xuống còn 3 ngày sau khi áp dụng thử nghiệm mô hình dữ liệu điện tử tại 5 tỉnh. Người dân tiết kiệm trung bình 150.000‑200.000 VND chi phí vận chuyển giấy tờ và giảm thiểu rủi ro mất mát tài liệu.
Đặc biệt, các doanh nghiệp và tổ chức xã hội cũng được hưởng lợi khi giảm thời gian xử lý hồ sơ nhân sự, giúp tăng năng suất và giảm chi phí hành chính.
5. Thời gian thi hành
Nghị định 18 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15‑1‑2026. Các cơ quan đăng ký hộ tịch được giao nhiệm vụ đồng bộ hệ thống dữ liệu và đào tạo cán bộ trong vòng 30 ngày để đảm bảo thực hiện đúng quy trình mới.
Với những cải cách này, người dân sẽ cảm nhận được sự thuận tiện, nhanh chóng và minh bạch hơn trong mọi giao dịch liên quan đến hộ tịch.